» 8 dicas para fazer reuniões profissionais e produtivas em seus projetos.

curriculo-projetizado

Em Projetos, reuniões são extremamente necessárias. Seja para informar o desempenho, solicitar mudanças, estabelecer compromissos ou ações em pró do projeto junto a patrocinadores, clientes, usuários, fornecedores e equipes.

Mas quando má definidas e executadas as reuniões tendem a ser improdutivas e podem ser um grande problema para qualquer projeto, principalmente no desperdício de tempo e obviamente dinheiro (Time is Money). E nestes casos a responsabilidade geralmente recai sobre os gerentes e líderes de projetos.

Abaixo seguem 7 dicas simples mas eficientes para você planejar e executar suas reuniões de projetos de forma profissional e objetiva:
•Tenha certeza de que a reunião é necessária: Avalie se os temas a serem discutidos em uma reunião são realmente pertinentes. Vale lembrar que as horas gastas em reuniões geralmente são alocadas no cronograma do projeto. Isso significa que em uma reunião de 2 horas com 8 pessoas significa 16 horas (e custos) dispendidos fora do cronograma oficial do projeto. Analise a possibilidade de substituir uma reunião por uma comunicação mais direcionada e rápida para que não seja necessário alocar tempo e recursos quando se é possível transmitir as informações de uma forma mais inteligente.
•Defina o objetivo da reunião: Caso reunião necessite mesmo ser realizada este é um ponto chave de sucesso. Defina claramente qual será o objetivo principal do encontro.

Defina antecipadamente data, local e a pauta da reunião: Juntamente com o objetivo é importante (e necessário) que você defina claramente a data e hora, o local (se for externa informe o endereço completo) e a pauta com todos os sub-tópicos que serão tratados com base no objetivo da reunião.

Defina cuidadosamente os participantes e o que se espera deles na reunião – os obrigatórios e não obrigatórios – tenha atenção ao número exagerado de participantes.

Certifique-se que todos os convidados e envolvidos receberam o convite para a reunião

Elabore a ata das reunião – registre os pontos chaves (ações, compromissos e informações)

Revise (follow-up) os pontos importantes ou em aberto referentes a reunião anterior

Assuntos extensos redirecione para um próximo momento ou libera as pessoas que não são pertinentes ao tema.

Anúncios

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s

%d blogueiros gostam disto: