» 8 dicas para fazer reuniões profissionais e produtivas em seus projetos.

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Em Projetos, reuniões são extremamente necessárias. Seja para informar o desempenho, solicitar mudanças, estabelecer compromissos ou ações em pró do projeto junto a patrocinadores, clientes, usuários, fornecedores e equipes.

Mas quando má definidas e executadas as reuniões tendem a ser improdutivas e podem ser um grande problema para qualquer projeto, principalmente no desperdício de tempo e obviamente dinheiro (Time is Money). E nestes casos a responsabilidade geralmente recai sobre os gerentes e líderes de projetos.

Abaixo seguem 7 dicas simples mas eficientes para você planejar e executar suas reuniões de projetos de forma profissional e objetiva:
•Tenha certeza de que a reunião é necessária: Avalie se os temas a serem discutidos em uma reunião são realmente pertinentes. Vale lembrar que as horas gastas em reuniões geralmente são alocadas no cronograma do projeto. Isso significa que em uma reunião de 2 horas com 8 pessoas significa 16 horas (e custos) dispendidos fora do cronograma oficial do projeto. Analise a possibilidade de substituir uma reunião por uma comunicação mais direcionada e rápida para que não seja necessário alocar tempo e recursos quando se é possível transmitir as informações de uma forma mais inteligente.
•Defina o objetivo da reunião: Caso reunião necessite mesmo ser realizada este é um ponto chave de sucesso. Defina claramente qual será o objetivo principal do encontro.

Defina antecipadamente data, local e a pauta da reunião: Juntamente com o objetivo é importante (e necessário) que você defina claramente a data e hora, o local (se for externa informe o endereço completo) e a pauta com todos os sub-tópicos que serão tratados com base no objetivo da reunião.

Defina cuidadosamente os participantes e o que se espera deles na reunião – os obrigatórios e não obrigatórios – tenha atenção ao número exagerado de participantes.

Certifique-se que todos os convidados e envolvidos receberam o convite para a reunião

Elabore a ata das reunião – registre os pontos chaves (ações, compromissos e informações)

Revise (follow-up) os pontos importantes ou em aberto referentes a reunião anterior

Assuntos extensos redirecione para um próximo momento ou libera as pessoas que não são pertinentes ao tema.